Regulamin wystawiania i przesyłania faktur (e-FAKTURA) i innych dokumentów w formie elektronicznej w PEC Sp. z o.o. w Brodnicy

1. Postanowienia ogólne

§1

1. Regulamin określa zasady  wystawiania i przesyłanie faktur (e-FAKTURA)  i innych dokumentów  w formie elektronicznej w PEC  Sp. z o.o.  w Brodnicy.
2. Regulamin opracowano w oparciu o Ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. 2019 r., poz. 123 z późn. zm.)
3. Podstawą prawną do wystawiania i przesyłania (e-FAKTUR) w formie elektronicznej jest Ustawa  o podatku od towarów   i usług z dnia 11 marca 2004   roku (Dz. U. z 2018 r., poz. 2174 z późn. zm.).
4. Regulamin jest udostępniony na stronie internetowej http://pecbrodnica.pl  w zakładce Obsługa Klienta oraz w siedzibie Spółki.
5. Administratorem danych osobowych w rozumieniu Ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2019 r. poz. 1781 z późn. zm.) jest PEC Sp. z o.o. w Brodnicy.

§2

1. Użyte w Regulaminie określenia oznaczają:
   1. Spółka – PEC Sp. z o.o. w Brodnicy.
   2. Klient – Osoba fizyczna lub prawna związany z PEC Sp. z o.o. w Brodnicy umową o dostawę energii cieplnej.
   3. e-FAKTURA – faktura, faktura korygująca, duplikat faktury w formie dokumentu elektronicznego, który spełnia wymogi określone w ustawach i rozporządzeniach.
   4. Inne dokumenty – dokumenty zaliczkowe, druki wpłat, rozliczenia, potwierdzenie salda, przypomnienie o zaległościach, wezwanie do zapłaty, noty odsetkowe w formie dokumentu elektronicznego.

2. Warunki wystawiania i przesyłanie j faktur (e-FAKTURA) i innych dokumentów w formie elektronicznej 

§3

1. Faktura elektroniczna  jest  to faktura wystawiona i przesłana Klientowi przez  PEC Sp. z o.o. w formie elektronicznej, zgodnie z przepisami Ustaw.
2. Faktura wystawiona i przesłana w formie elektronicznej zgodnie z przepisami Ustaw (faktura elektroniczna) jest równoznaczna z przesłaniem faktury wystawionej w formie papierowej i stanowi dokument księgowy.
3. Warunkiem skorzystania przez Klienta z możliwości otrzymywania faktur i innych dokumentów w formie elektronicznej:
   1. posiadanie przez Klienta adresu e-mail,
   2. złożenie przez Klienta wypełnionego i podpisanego formularza zgoda na wystawianie i przesyłanie faktur (e-FAKTURA) i innych dokumentów w formie elektronicznej (formularz stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu),
   3. Podanie na wyżej wymienionym formularzu adresu e-mail.
4. Formularz wymieniony w §3 pkt. 3 lit. b, należy przesłać na adres email: biuro@pecbrodnica.pl lub listem na adres Spółki lub osobiście dostarczyć do Biura Obsługi Klienta mieszczącego się na ul. Lidzbarskiej 33.
5. Przesyłanie Klientowi faktury w formie elektronicznej jest równoznaczne i zastępujące przesłanie dokumentów w formie papierowej.
6. e-FAKTURA   przesyłana jest za pośrednictwem poczty elektronicznej   z adresu e-mail:

 fakturay@pecbrodnica.pl na adres e-mail wskazany przez Klienta w formularzu.

7. Spółka nie odpowiada za skutki podania nieprawidłowego adresu e-mail lub niepowiadomieniu o jego zmianie.
8. Za dzień doręczenia e-FAKTURY uważa się dzień wysłania dokumentu w formie elektronicznej na adres e-mail wskazany przez Klienta a nie dzień przeczytania wiadomości.
9. Oświadczenie Klienta o akceptacji faktur w formie elektronicznej nie pozbawia PEC Sp. z o.o. prawa do wystawiania i przesyłania faktur, korekt faktur, duplikatów faktur oraz innych dokumentów w formie papierowej w przypadkach czasowego zawieszenia świadczenia usługi.
10. PEC Sp. z o.o. rozpoczyna przesyłanie faktur i innych dokumentów w formie elektronicznej nie wcześniej niż 7 dniu po otrzymaniu podpisanego formularza zgodnie z załącznikiem nr 1 do niniejszego Regulaminu
11. Zgoda na wystawianie i przesyłanie faktur (e-FAKTURA) i innych dokumentów w formie elektronicznej zgodnie z załącznikiem nr 1 do niniejszego Regulaminu obowiązuje do chwili ostatecznego wygaśnięcia umowy lub w przypadku przesłania odwołania tej zgody.

3. Zmiana adresu e-mail oraz rezygnacja z faktury elektronicznej

§4

1. Klient może zmienić adres e-mail, na który mają być wysyłane e-faktury i inne dokumenty, poprzez wypełnienie formularza 

„Zmiana adresu e-mail do przesyłanie faktur i innych dokumentów w formie elektronicznej” (formularz stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu), będzie wiążąca dla wystawcy faktur w  dopiero po doręczeniu informacji.

2. Klient może odwołać zgodę na wysyłanie e-faktury i innych dokumentów poprzez wypełnienie formularza „Odwołanie zgody na przesyłanie faktur i innych dokumentów w formie elektronicznej” (formularz stanowi załącznik nr 3 do niniejszego Regulaminu), będzie wiążąca dla wystawcy ze skutkiem od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu w którym doręczono wystawcy faktur odwołanie zgody na przesyłanie faktur w formie elektronicznej.
3. Formularz wymieniony w §4 pkt. 1, 2 po wypełnieniu i podpisaniu przez Klienta należy przesłać na adres email: biuro@pecbrodnica.pl lub listem na adres Spółki lub osobiście dostarczyć do Biura Obsługi Klienta mieszczącego się na ul. Lidzbarskiej 33.
4. W przypadku braku powiadomienia o zmianie adresu e-mail, faktury elektroniczne uważa się za skutecznie dostarczone po ich przesłaniu na ostatni podany przez Klienta adres e-mail.
5. Ponowna aktywacja możliwości otrzymywania faktur i innych dokumentów elektronicznych wymaga ponownego złożenia oświadczenia, o którym mowa w §3 ust. 3 pkt. b) niniejszego Regulaminu.

4. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelności faktury

§5

1. PEC Sp. z o.o. wystawia i przesyła faktury (e-FAKTURY) w formie elektronicznej, gwarantując autentyczność jej pochodzenia i integralność treści w szczególności poprzez zapisanie ich w formacie pliku PDF. Klient może dokonać dodatkowej weryfikacji danych zawartych na fakturze elektronicznej poprzez kontakt z PEC Sp. z o.o. lub w umowie zawartej na dostawę energii cieplnej.
2. W celu spełnienia obowiązku zapewnienia czytelności faktur przez okres jej przechowywania w formacie i treści dokładnej z przesłaną do Klienta, faktury archiwizowane są przez PEC Sp. z o.o. w formie elektronicznej w systemie informatycznym i w formie papierowej.
3. Klient zobowiązany jest do przechowywania otrzymanych faktur w formie elektronicznej w sposób dowolny ale zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelności tych faktur, łatwości ich odszukania oraz bezzwłoczny dostęp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

5. Reklamacje

§6

1. Klienci uprawnieni są do składania reklamacji dotyczących jego działania.
2. Reklamacje powinny być kierowane na adres Spółki pocztą tradycyjną lub na adres email: 

 biuro@pecbrodnica.pl. Reklamację, wraz ze szczegółowym opisem zdarzenia będącego przedmiotem reklamacji, należy zgłaszać nie później niż w terminie 7 dni roboczych od dnia, w którym nastąpiło to zdarzenie.

3. Reklamacje mogą wnosić tylko Klienci e-FAKTUR.
4. Przy rozpatrywaniu reklamacji Spółka opiera się na treści niniejszego Regulaminu oraz przepisach prawa.
5. Po rozpatrzeniu reklamacji Spółka zawiadamia o sposobie jej załatwienia osobę wnoszącą reklamacje, w takiej formie, w jakiej została wniesiona, lub w inny wybrany przez Administratora sposób.

6. Postanowienia końcowe

§7

1. Korzystanie z usługi jest bezpłatne.
2. PEC Sp. z o.o. zastrzega sobie, prawo dokonywania zmian w niniejszym Regulaminie oraz zawieszenia lub  zakończenia  świadczenia usług wystawiania  i  przesyłania  faktur  (e-FAKTURA)  i innych dokumentów w formie elektronicznej, w każdym czasie bez potrzeby podania przyczyny o czym powiadomi Klienta na stronie internetowej oraz wysyłając wiadomość na podany przez Klienta adres e-mail.
3. Korzystanie z usługi po wprowadzeniu zmian jest jednoznaczne z akceptacją zmian regulaminu. Oświadczenie zawierające odmowę akceptacji wprowadzonych zmian powinno zostać złożone w biurze Spółki w formie pisemnej. Oświadczenie to oznacza rezygnację Klienta z korzystania z usługi (e-FAKTURA) z dniem jego złożenia.
4. Regulamin e-FAKTURA opublikowany na stronie internetowej http://pecbrodnica.pl uznaje się za doręczony Użytkownikowi.
5. PEC Sp. z o.o. nie ponosi odpowiedzialności za sprzęt komputerowy, z którego korzysta Klient, a także inne przyczyny uniemożliwiające odebranie przesłanych dokumentów spowodowane okolicznościami, na które nie miał wpływu mimo zachowania wszelkiej staranności.
6. Udostępnione dane są w pełni chronione zgodnie z Ustawą z dnia 10.05.2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2019 r. poz. 1781 z późn. zm.).
7. Spółka oświadcza, że dane osobowe zawarte w bazie danych e-FAKTURA wykorzystywane będą wyłącznie w celach statutowych PEC Sp. z o.o.. Użytkownikowi przysługuje prawo dostępu oraz poprawienia swoich danych osobowych.
8. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym regulaminie mają zastosowanie odpowiednie obowiązujące przepisy prawa, a w szczególności przepisy prawa podatkowego i Kodeksu Cywilnego.
9. Niniejszy Regulamin obowiązuje od dnia 01.01.2020 r.

Załączniki:

Załącznik nr 1 do regulaminu – zgoda na otrzymywanie od Przedsiębiorstwa Energetyki Cieplnej Spółka z o.o. w Brodnicy, dokumentów w formie elektronicznej.

Załącznik nr 2 do regulaminu – oświadczenie o zmianie adresu email, na który wysyłane są faktury (e-FAKTURA) i inne dokumenty w formie elektronicznej w PEC Sp. z o.o. w Brodnicy.

Załącznik nr 3 do regulaminu – oświadczenie o rezygnacji z otrzymywania faktur (e-Faktura) i innych dokumentów w formie elektronicznej.